Warum eine Neufestlegung der Prognose jetzt wichtig ist

Sie haben wahrscheinlich gerade Ende Dezember Ihr Personalbudget abgeschlossen. Warum also erneut über Planung sprechen?

Die meisten Unternehmen vergleichen nun die tatsächlichen Werte mit dem Budget, das sie sorgfältig erstellt haben. Doch im Laufe der Zeit häufen sich unvermeidlich Änderungen an – sei es verzögertes Einstellen, erhöhte Fluktuation oder unerwartete Gehaltsanpassungen. Je dynamischer und vielfältiger Ihr Unternehmen ist, desto stärker ist der Bedarf, Ihr Budget mit neuen Annahmen und Realitäten zu aktualisieren.

Diesen Prozess nennt man Neufestlegung der Prognose. Er stellt sicher, dass Ihr Personalplan präzise bleibt und sich an die sich entwickelnden Unternehmensziele anpasst. Korrekt durchgeführt, hilft er, finanzielle Überraschungen zu vermeiden und schafft die Grundlage für eine sichere Entscheidungsfindung. Die Neufestlegung der Prognose umfasst jedoch mehr als nur die Überarbeitung von Zahlen – es ist eine gemeinschaftliche Anstrengung, die sorgfältige Planung und Ausführung erfordert.

Der Prozess der Neufestlegung der Prognose: Schritte und benötigte Daten

1. Daten überprüfen und sammeln

   • Aktive Positionen: Überprüfen Sie die aktuelle Mitarbeiterzahl und stellen Sie sicher, dass Gehälter, Leistungen und Boni die neuesten Gehaltsdaten widerspiegeln.

   • Geplante Positionen: Identifizieren Sie Rollen, die im Budget vorgesehen, aber noch unbesetzt sind. Was verursacht Verzögerungen, und sind diese Positionen noch notwendig?

   • Geplante Änderungen: Berücksichtigen Sie bevorstehende Gehaltsanpassungen, Beförderungen oder Stellenstreichungen.

   • Historische Gehaltsdaten: Vergleichen Sie Gehaltsaufzeichnungen mit dem Budget, um Abweichungen zu erkennen. Wurden beispielsweise Gehaltserhöhungen im Jahresverlauf korrekt erfasst?

   • Zukünftige Annahmen: Extrapolieren Sie Einstellungspläne, Fluktuationsraten und Kosten neuer Positionen, um eine genaue Zukunftsprognose zu erstellen.

2. Zusammenarbeit mit wichtigen Interessensgruppen

   • Die Neufestlegung der Prognose ist keine Einzelarbeit – es ist ein Teamsport.

     • Die Finanzabteilung sorgt für Kostenkonformität und stimmt Prognosen mit übergeordneten Unternehmenszielen ab.

     • HR liefert Echtzeit-Updates zu Einstellungen und Mitarbeiterbindung.

     • Abteilungsleiter bieten operative Einblicke, wie z.B. überarbeitete Einstellungsbedarfe oder Zeitpläne.

3. Szenarien durchspielen

   • Nutzen Sie die gesammelten Daten, um mehrere Ergebnisse zu testen. Zum Beispiel:

     • Was passiert, wenn sich die Einstellungsverzögerungen noch ein weiteres Quartal hinziehen?

     • Wie wirkt sich ein Anstieg der Fluktuation um 10% auf die Abteilungsbudgets aus?

   • Die Szenarienplanung ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, indem sie auf das Unerwartete vorbereitet.

4. Abschließen und iterieren

   • Die Neufestlegung der Prognose ist keine einmalige Übung. Überprüfen Sie den Plan regelmäßig, um ihn an neue Realitäten anzupassen.

Die Gesamtdauer einer Neufestlegung der Prognose

Eine umfassende Neufestlegung der Prognose dauert typischerweise 2–4 Wochen, abhängig von der Größe und Komplexität Ihrer Organisation. So sieht dieser Zeitrahmen aus:

• 1–2 Wochen für Datenerhebung und Validierung: Die Erfassung von Mitarbeiterdaten, die Abstimmung mit den Gehaltsabrechnungen und die Validierung von Annahmen nehmen oft die meiste Zeit in Anspruch.
  (Verantwortung fällt auf 1–2 Personen)

• 1 Woche für gemeinsame Überprüfung: Die Angleichung von Finanzen, HR und Abteilungsleitern an wichtige Veränderungen.
  (Zu dieser Zeit schicken die meisten Unternehmen Tabellenversionen herum, und jeder hinterlässt seine Gedanken)

• 1 Woche für Szenarioanalyse und Verfeinerung: Testen verschiedener Ergebnisse und Abschluss des aktualisierten Budgets.
  (Eine Person schafft Ordnung im Excel-Chaos und konsolidiert die Daten zusammen mit CFO und CHRO)

Unternehmen, die auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind, sehen sich oft mit längeren Zeitplänen konfrontiert, da manuelle Dateneingabe, Versionskontrolle und Formelfehler den Prozess verlangsamen.

Häufige Fallstricke: Die Realitäten der Neufestlegung der Prognose für ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen hat 300 Mitarbeiter, verteilt auf fünf Abteilungen und 3 Länder, und es ist Zeit für eine Neuprognose. Die Finanzabteilung beginnt mit der Zusammenstellung der tatsächlichen Zahlen des letzten Quartals – Gehälter, Boni und Leistungen. HR ist verantwortlich für die Erstellung einer Liste offener Positionen und geplanter Einstellungen. Inzwischen senden Abteilungsleiter ihre aktualisierten Personalbedarfe per E-Mail, aber das Format variiert: Einer benutzt Excel, ein anderer sendet Screenshots, und ein dritter bevorzugt PDFs.

Nun muss die Finanzabteilung dieses Puzzle zusammenfügen. Während sie das Excel-basierte Budgetmodell aktualisieren, schleichen sich Fehler ein: defekte Formeln, veraltete Daten und doppelte Einträge. Ein einziger Fehler, wie eine fehlerhafte Gehaltsberechnung, kann sich im gesamten Prognosemodell fortpflanzen und erhebliche Abweichungen verursachen.

Ohne klare Kommunikation ist es leicht, wichtige Eingaben zu übersehen – wie eine verzögerte Einstellung im Marketing oder eine unerwartete Kündigung im Betrieb. Wenn die überarbeitete Prognose fertig ist, sind bereits mehrere weitere Änderungen eingetreten, die eine erneute Aktualisierung erfordern.

Dieser manuelle, fragmentierte Ansatz verschwendet nicht nur Zeit, sondern lässt Entscheidungsträger auch mit veralteten oder unvollständigen Informationen zurück. Und das 2-4 Mal im Jahr.

Warum Tools wichtig sind: Über Excel hinausgehen

Moderne Tools zur Personalplanung beseitigen einen Großteil der manuellen Arbeit, die mit der Neufestlegung der Prognose verbunden ist. Zum Beispiel integrieren Tools wie Cartha Echtzeitdaten aus Finanz-, HR- und Gehaltssystemen, verringern Fehler und ermöglichen eine schnellere Zusammenarbeit.

Indem sie die Datenerhebung automatisieren, die Szenarioanalyse vereinfachen und zentrale Berichterstattung bieten, befähigen diese Tools Organisationen dazu, sich auf strategische Fragen zu konzentrieren, anstatt sich mit dem Troubleshooting von Tabellenkalkulationen zu beschäftigen.