Die finanzielle Landschaft verändert sich. Vorbei sind die Zeiten endlosen Kapitals und himmelhoher Bewertungen. Heute stehen Finanzprofis vor der kritischen Aufgabe, die Rentabilität voranzutreiben, mit einem starken Fokus auf Kostenmanagement. Unter diesen stechen die Personalkosten heraus als die signifikantesten für viele Unternehmen — oft betragen sie 70 % der Gesamtausgaben.

Eine Marktstudie von Moss aus dem Jahr 2024 zeigt, dass Budgetierung und Prognosen zu den wichtigsten Prioritäten bei der Automatisierung von Prozessen gehören. Diese Erkenntnis unterstreicht die Dringlichkeit, Tools zu übernehmen, die nicht nur Automatisierung bieten, sondern gezielte Fähigkeiten, um spezifische finanzielle Managementbedürfnisse zu adressieren, insbesondere bei der Optimierung von Personalkosten, dem größten Kostenfaktor für viele Organisationen.

Traditionelle Methoden wie Tabellenkalkulationen reichen nicht mehr aus, sodass CFOs gezwungen sind, andere Optionen zu erkunden. Dies führt uns zu einer entscheidenden Wahl: die Entscheidung zwischen ganzheitlichen FP&A-Tools und spezialisierter Personalplanungssoftware.

Spoiler: Es ist nicht immer ein Entwededer-Oder.

Die Unterschiede

Betrachten wir genauer die Unterschiede zwischen ganzheitlichen FP&A-Tools und spezialisierter Personalplanungssoftware:

Anwendungsfälle

• Ganzheitliche FP&A-Tools: Ideal für die Planung von Betriebsausgaben, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen. Ihre Breite ermöglicht eine Vielzahl von Finanzaufgaben, kann jedoch in spezialisierten Bereichen an Tiefe mangeln.

• Spezialisierte Personalplanungssoftware: Ausschließlich auf das Management von Personalkosten fokussiert, einschließlich Einstellungsplänen, Vergütungsanpassungen und Mitarbeiterübergängen. Ihre Spezifik macht sie unverzichtbar für detaillierte Analysen der Personalkosten.

Implementierungszeit

• Ganzheitliche FP&A-Tools: Die Implementierung dieser Plattformen kann lange dauern, oft 3 bis 12 Monate, um vollständig in die Unternehmensprozesse integriert zu werden.

• Spezialisierte Personalplanungssoftware: Deutlich schneller bereitzustellen. Betriebsbereit in nur 1–2 Tagen, was Ausfallzeiten minimiert und die Wertschöpfung beschleunigt.

Kostenimplikationen

• Ganzheitliche FP&A-Tools: Die Kosten können hoch sein, oft bei 30.000 € jährlich beginnend und können schnell auf sechsstellige Beträge ansteigen, was sie zu einer erheblichen Investition macht.

• Spezialisierte Personalplanungssoftware: Deutlich zugänglicher, mit Kosten, die nur einen Bruchteil der Kosten von FP&A Tools ausmachen.

Nutzung und Flexibilität

• Ganzheitliche FP&A-Tools: Diese Plattformen sind oft durch ihre Komplexität und hohe Kosten weniger auf Kollaboration fokussiert und finden möglicherweise keine breite Anwendung außerhalb der Finanzabteilung, was ihre Flexibilität und Gesamtakzeptanz innerhalb der Organisation einschränkt.

• Spezialisierte Personalplanungssoftware: Ihre fokussierte Funktionalität und benutzerfreundliches Design fördern die Akzeptanz in verschiedenen Abteilungen, nicht nur im Finanzbereich, und unterstützen einen integrierten Ansatz zur Verwaltung von Personalkosten.

Fazit

In einem Markt, der das Modell des „Wachstums um jeden Preis“ nicht mehr begünstigt, war die Verwaltung von Personalkosten noch nie so entscheidend. Der Vergleich ist klar: Für diejenigen, die die detaillierte und effiziente Verwaltung von Personalkosten priorisieren, stechen Personalplanungstools hervor. Die meisten Unternehmen würden massiv davon profitieren, die schnelle Implementierungszeit und niedrigeren Lizenzgebühren von Personalplanungstools zu nutzen, um ihre Personalkosten effektiv zu verwalten.

Doch selbst mit bereits vorhandenen ganzheitlichen FP&A-Lösungen kann spezialisierte Personalplanungssoftware Unternehmen dabei helfen, die Kontrolle über ihren größten Kostentreiber zu verbessern, während sie wesentliche Nachteile vermeiden, wie mangelnde Benutzerfreundlichkeit und komplexe Rollout-Prozesse für kollaborative Planungen. Dies wird besonders deutlich, wenn man die vielen Unternehmen betrachtet, die bei der Implementierung den Aspekt der Personalplanung oft verzögern oder sogar gänzlich aussparen.