Nach mehreren Planungsszyklen als FP&A-Manager weiß ich eines sicher:

In einem Unternehmen gleicht die Planung der Mitarbeitendenzahl dem Bau einer Sandburg in der Nähe rollender Wellen – jede Flut macht alles zunichte und erfordert einen Neuanfang. Kaum hat man seine Personalplanung abgeschlossen, kann ein Manager alles auf den Kopf stellen – sei es durch eine neue Personalanforderung oder eine dringende personelle Veränderung. Es ist ein lebendiges Beispiel für die inhärente Dynamik der Geschäftswelt, an die sich Finanzplaner kontinuierlich anpassen müssen.

In einem schnelllebigen Geschäftsumfeld benötigen Unternehmen robuste Systeme, um interne Prozesse effizient zu verwalten. Die Planung der Mitarbeitendenzahl ist keine Ausnahme: Einerseits geht es darum, die Aufstellung Ihrer wichtigsten Ressource - dem Menschen - zu planen. Andererseits stellen Personalkosten 70-80% der Betriebsausgaben dar. Eine fehlerhafte Planung kann den Geschäftsplan erheblich gefährden – sowohl in Bezug auf Umsatz als auch auf Gewinn.

Inmitten dynamischer Geschäftsanforderungen und mehrerer Interessengruppen stechen Genehmigungs-Workflows als Notwendigkeit hervor, nicht als Luxus.

Warum Sie Genehmigungs-Workflows nicht ignorieren können

Genehmigungs-Workflows sind strukturierte Prozesse, die Entscheidungen rund um Personalangelegenheiten lenken, von der Einstellung bis zu Rollenänderungen.

Diese Workflows sind aus mehreren Gründen unverzichtbar:

Kontinuierliche Kontrolle

Durch die Implementierung eines Genehmigungsverfahrens für die Mitarbeitendenzahl können Sie unangenehme Überraschungen beim nächsten Monatsabschluss vermeiden.

Wenn Sie die Rentabilität priorisieren, stellen Genehmigungen für Ihre Personalpläne sicher, dass Sie sich genau an Ihre budgetierten Personalkosten halten.

Liegt Ihr Fokus auf Wachstum? Ein rigoroses Genehmigungsverfahren für die Mitarbeitendenzahl ermöglicht die strategische Zuweisung von Einstellungskapazitäten und setzt realistische Einstellungsziele, die Ihren Umsatzzielen entsprechen.

Zeitersparnis

Gut gestaltete Workflows vermeiden endlose Slack-Nachrichten, E-Mails und Meetings und liefern schnelle, fundierte Entscheidungen. Dies optimiert die Abläufe und spart sowohl Zeit als auch Gemeinkosten.

Funktionsübergreifende Abstimmung

Genehmigungen für Personalanforderungen sind nicht nur in der Verantwortung Ihres HR-Teams; sie erfordern oft die Zustimmung von Finanzabteilung und Führungskräften. Genehmigungs-Workflows binden systematisch alle relevanten Stakeholder ein, sorgen für eine ganzheitliche Entscheidungsfindung und den Informationsaustausch über Personalpläne.

Entscheidungsfindung

Mit vordefinierten Schritten beseitigen Genehmigungs-Workflows Unklarheiten und bieten einen konsistenten Ansatz zur Entscheidungsfindung über die Mitarbeitendenzahl. Die Dokumentation in jeder Phase schafft eine transparenten, nachvollziehbaren Prozess, der die Verantwortlichkeit und zukünftige Überprüfungen optimiert.

Erste Schritte: So implementieren Sie Genehmigungs-Workflows

Die Einbindung von Genehmigungs-Workflows in die Personalplanung ist nicht nur eine Frage der Einrichtung eines Softwaresystems. Es erfordert einen strategischen Ansatz, der mit Ihrer Unternehmenskultur, Ihren Bedürfnissen und langfristigen Zielen übereinstimmt.

Wählen Sie eine robuste Plattform

Bei der Überlegung zur Implementierung eines Tools für die Personalplanung ist es entscheidend, nach einer Plattform mit integrierten Genehmigungs-Workflow-Funktionen zu suchen. Der Auswahlprozess sollte gründlich sein, da nicht alle Tools gleichwertig sind. Suchen Sie nach Funktionen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, wie rollenbasierte Genehmigungen aus verschiedenen Abteilungen wie HR, Finanzen und Betrieb. Dies stellt sicher, dass die richtigen Stakeholder in den Entscheidungsprozess eingebunden sind. Darüber hinaus sollte das Tool selektive Berechtigungssteuerung bieten, um rollenbasierten Zugriff auf sensible Daten zu gewährleisten, um die Sicherheit zu erhöhen. Außerdem ist die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Faktor; eine benutzerfreundliche Oberfläche fördert die schnelle Einführung in der gesamten Organisation und minimiert den Aufwand bis zur vollständigen Nutzung eines jeden Mitarbeitenden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein spezialisiertes Personalplanungstool mit Genehmigungsfunktion besser auf die spezifischen, kollaborativen und sicheren Anforderungen der Personalplanung abgestimmt ist als die Modifikation bestehender allgemeiner Tools.

Bestimmen Sie, wer im Raum ist

Die meisten größeren Organisationen scheitern daran, relevante Informationen über Abteilungsgrenzen hinweg zu teilen. Daher ist es entscheidend, alle Beteiligten in Personalentscheidungen zu identifizieren, welche Rollen sie spielen und in welcher Reihenfolge ihre Zustimmung erforderlich ist. 

Ein vereinfachtes Beispiel könnte sein: 

Der CTO (Budgetinhaber) erhält eine Anfrage von einem Mitglied seines Engineering-Leitungsteams, dass sie einen neuen Backend-Entwickler einstellen müssen. Der CTO stimmt zu, da die Position benötigt wird. Bevor jedoch der Einstellungsprozess gestartet wird, muss sie prüfen, a) ob der HRBP aus organisatorischer Sicht zustimmt, b) ob Recruiting genügend Kapazität hat und c) ob er genug Budget hat, um eine neue Rolle hinzuzufügen. Der Genehmigungsprozess würde folgendermaßen aussehen:

Budgetinhaber → HR Business Partner/ Recruiting → CFO

Verkomplizieren Sie die Dinge nicht unnötig, indem Sie zu viele Beteiligte, wie alle Einstellungspersonen, einbeziehen. Beginnen Sie stattdessen mit den Budgetverantwortlichen, um den Prozess schlank zu halten, und sehen Sie, wie es funktioniert. Sie können den Genehmigungsprozess später bei Bedarf anpassen.

Erstellen Sie Workflow-Vorlagen

Je nach organisatorischem Bedarf erstellen Sie unterschiedliche Genehmigungsvorlagen für verschiedene Planungszyklen:

• Jahresplanung: Integrieren Sie mehrere Genehmigungsebenen für Großprojekte oder Personalabbau.

• Quartalsanpassungen: Erstellen Sie einen leichteren Workflow für Routineaktualisierungen, um Abweichungen zu erfassen und die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Budgetausrichtung sicherzustellen.

• Ad-hoc-Anforderungen: Entwickeln Sie einen schnellen Genehmigungsprozess für plötzliche Einstellungsbedarfe oder Entlassungen, um diese mit den geschäftlichen Dringlichkeiten in Einklang zu bringen.

Schulung und Kommunikation der Stakeholder

Nachdem Ihre Workflows festgelegt sind, ist ein Kommunikationsplan unerlässlich. Schulen Sie alle Beteiligten, damit sie ihre Rolle im Genehmigungsprozess, die Fristen, die sie einhalten sollten, und die Daten, die sie berücksichtigen müssen, verstehen. Dadurch werden Engpässe und Frustrationen später vermieden. Halten Sie es einfach und verständlich, z.B. durch das Schreiben einer E-Mail oder das Erstellen eines Looms. Stellen Sie sicher, dass der Prozess gut dokumentiert ist, falls neue Leute hinzukommen und den Prozess verstehen müssen.

Der Nutzen: Ein kohärenter, transparenter und effizienter Prozess

Genehmigungs-Workflows mögen wie eine betriebliche Notwendigkeit erscheinen - bieten jedoch strategische Vorteile, indem sie Stakeholder um einen gemeinsamen Plan und Prozess herum abstimmen. Das Ergebnis ist ein transparenteres Regelwerk darüber, welche Positionen besetzt werden und welche Prioritäten bestehen. Je tiefer Sie in die Thematik eintauchen, desto mehr werden Sie feststellen, dass diese Workflows nicht nur Genehmigungen betreffen; sie erleichtern intelligente, abgestimmte Entscheidungen, die den Erfolg und die Umsetzungsgeschwindigkeit Ihrer Organisation vorantreiben.

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Wie Cartha Genehmigungs-Workflows erleichtert

Cartha bietet individuelle Genehmigungs-Workflows für Unternehmen jeder Größe an, die flexibel auf jede Bedarfsanpassung zugeschnitten sind. Die Implementierung ist super einfach und umfasst nur 3 Schritte:

Benutzer einladen

Definieren Sie die Anzeigerechte & Bearbeitungsrechte, die Rolle (Admin oder Manager) und die Gruppe/ Abteilung, in der der Benutzer Anzeigerechte hat. Dies stellt sicher, dass Personen aus verschiedenen Abteilungen und auf unterschiedlichen Hierarchieebenen nur auf die Daten zugreifen können, für die sie autorisiert sind.

Genehmigungsrechte zuweisen

Bestimmen Sie, ob der Benutzer nur Anfragen stellen oder auch Positionen anfordern und genehmigen kann. Sie können bis zu 5 Genehmigungsschritte definieren, die Sie an Ihre individuellen Prozesse anpassen können (behalten Sie den oben erwähnten Rat im Hinterkopf).

Position anfordern

Sobald Sie eine Genehmigungsanfrage erhalten haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung per Slack/ E-Mail. Sie können die Anforderung einschließlich des vorgeschlagenen Budgets und der Einstellungszeit sehen. Jetzt können Sie kommentieren, die Anfrage genehmigen oder ablehnen. 

Was hält Sie davon ab, diesen Montag zu starten?

Sich in der komplexen Welt der Personalplanung zurechtzufinden, ist wie der Bau einer Sandburg gegen unerbittliche Wellen; gerade wenn alles passt, können unerwartete personelle Veränderungen das Gleichgewicht stören. Daher geht es für FP&A-Manager bei der Implementierung von Genehmigungs-Workflows nicht nur darum, Ordnung zu halten; es ist ein strategischer Schritt, der kohärente Entscheidungen und Effizienz sicherstellt. 

Wenn Sie bereit sind, Ihre Personalplanung zu revolutionieren, beginnen Sie mit der Einführung einer robusten Plattform, die auf Ihre Genehmigungs-Workflows zugeschnitten ist.

Eine gute und praktisch erprobte Option ist Cartha - eine umfassende Lösung, die für diese spezielle Herausforderung entwickelt wurde. Möchten Sie es in Aktion sehen?

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Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zu Best Practices haben. Unabhängig davon, ob Sie gerade erst im Bereich Fianzen anfangen oder ein erfahrener Profi sind, freuen wir uns auf ein Gespräch!