In Zeiten wachsender Komplexität in HR und Finance reicht es nicht mehr aus, nur die aktiven Mitarbeitenden im Blick zu haben. Personalplanung bedeutet heute: Forecasts, Budgets, Plan/Ist-Vergleiche – und das über Systeme und Abteilungen hinweg. Genau hier entsteht ein Zusammenspiel mit Mehrwert: 

Personio als führendes HRIS für KMUs und Cartha als spezialisierte Lösung für Workforce- und Kostenplanung.

Die operative Exzellenz von Personio trifft auf die strategische Planungstiefe von Cartha – für volle Transparenz und Kontrolle über den gesamten Headcount.

Personio: HRIS für den Mittelstand

Personio ist entwickelt für kleine und mittlere Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitende. Der Münchener Anbieter digitalisiert zentrale HR-Prozesse und bietet eine All-in-One-Lösung für:

• Personalverwaltung & Lohnabrechnung

• Zeiterfassung & Onboarding

• Recruiting, Performance & Learning

Mit über 200 Integrationen im Marketplace, hoher Nutzerfreundlichkeit und GDPR-konformer Datensicherheit ist Personio die erste Wahl für wachsende Organisationen, die Effizienz und Transparenz schaffen wollen.

Laut Personio lassen sich durch automatisierte Prozesse bis zu 60 Stunden pro Monat einsparen.

Aus zwei Gründen ist Personio + Cartha eine ideale Kombination. 

1. Der Fokus Personios liegt auf aktiven Positionen – was für strategische Kosten-Planungen eine Lücke hinterlässt.

2. Viele Firmen nutzen neben Personio noch ein Recruitingsystem einer anderen Marke (z.B. Softgarden, Greenhouse oder Ashby). In diesem fragmentierten Tech Stack fallen Datenpunkte häufig zwischen die Stühle.

Hier kommt Cartha ins Spiel

Cartha ist eine spezialisierte Software für Headcount-, Personal- und Kostenplanung. Ziel: Alle Personaldaten an einem Ort – aus verschiedenen Systemen, synchronisiert, planbar.

Personio war die erste Integration, die wir bei Cartha umgesetzt haben – und bis heute eine der meistgenutzten. Viele unserer Kunden setzen auf Personio, darunter The Exploration Company und Lavera.

Die Anbindung ermöglicht es, operative HR-Daten direkt in strategische Workforce-Prozesse zu überführen – ganz ohne manuelle Exporte oder doppelte Pflege.

Hier geht’s zur Cartha-Integration im Personio Marketplace

Was passiert in Personio:: 

Pflege der aktiven Mitarbeitenden: Gehalt, Startdatum, Team, Standort, Kostenstelle und vieles mehr. 

Personio bleibt weiterhin die zentrale Stelle für alle Mitarbeiter-relevanten Informationen. Cartha liest nur gehaltsrelevante Daten (auch custom costs) und synct sie in die eigene Plattform. Dadurch sind die Abgrenzungen zwischen den beiden Softwares klar getrennt und es entsteht keine Unklarheit.

Was Cartha ergänzt:

Sozialabgabenlogik (standort- und gehaltsabhängig)
Cartha berechnet automatisch standort- und gehaltsabhängige Sozialabgaben – z. B. den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung in Deutschland. Diese unterscheiden sich je nach Bruttogehalt, Standort (z. B. mit oder ohne Kirchensteuer) und Vertragsart (z. B. Werkstudent, Minijob).

In der Praxis rechnen viele Unternehmen pauschal mit 20 % Aufschlag auf das Bruttogehalt – was schnell zu falschen Forecasts führt. Gerade bei größeren Teams, internationalen Strukturen oder atypischen Beschäftigungsverhältnissen (z. B. Praktikant:innen, Werkstudierende) kann das Budget dadurch massiv verzerrt werden.

Cartha schafft hier Präzision – und damit die Basis für verlässliche Planung.

Geplante Positionen inkl. Forecast-Start und Gehalt
Während HRIS-Systeme wie Personio sich auf aktive Mitarbeitende konzentrieren, bildet Cartha auch zukünftige Positionen ab: mit geplantem Startdatum, geplanten Gehältern, Zielkostenstelle und weiteren Planungsdimensionen. Das schafft Transparenz im Hiring-Backlog und eine belastbare Grundlage für Szenarien.

Budgetplanung & Szenarienvergleich
Cartha erlaubt den Abgleich zwischen geplanten, prognostizierten und tatsächlichen Personalkosten – auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis. Budgetverantwortliche können verschiedene Szenarien (z. B. mit/ohne Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen, etc.) direkt vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen.

Historische Ist-Daten zur Analyse und Nachverfolgung
Neben der Zukunft bildet Cartha auch die Vergangenheit ab: historische Gehaltsdaten, FTE-Entwicklung, Teamwechsel oder Abgänge lassen sich auswerten – z. B. um den Forecast zu kalibrieren, Benchmarks zu erstellen oder Plan/Ist-Abweichungen zu analysieren.Externe Positionen, die nicht in Personio geführt sind (zB EoR)
In einigen Firmen gibt es zusätzliche zu den im Stammdatensystem geführten Mitarbeitende noch weitere Angestellte, wie Externe. Diese werden manchmal in Employee of Record (EoR) Systemen wie Deel oder Remote gepflegt, können aber auch manuell in Excel Tabellen liegen. Cartha gibt hier die Möglichkeit auch diese hinzuzufügen und einen wirklich ganzheitlichen Überblick zu schaffen.

Die Vorteile der Integration im Überblick

Typischer Workflow – so arbeiten Kunden mit der Integration

1. Daten aus Personio werden täglich aktualisiert: Mitarbeitende, Gehälter, Teamzugehörigkeiten

2. Planstellen werden in Cartha erstellt und gepflegt. Starttermine für neue Rollen, Forecast-Budgets, Sozialabgaben

3. HR & Finance sehen dieselbe Datenbasis – und arbeiten gemeinsam an Forecasts, Szenarien, Budgetabgleichen

4. Reporting & Analyse: Abweichungen, Lücken und Personalentwicklungen werden automatisch sichtbar gemacht

Beispiel: Lavera spart mit Cartha rund 40Stunden pro Monat an manueller Arbeit – und hat jederzeit einen konsistenten, aktualisierten Forecast.

Fazit: Aus operativen Daten wird strategische Steuerung

Personio digitalisiert die HR-Basisprozesse – Cartha macht daraus planbare Realität. Für Unternehmen mit wachsender Komplexität, mehreren Stakeholdern und anspruchsvollen Budgetierungsprozessen wird die Kombination zur leistungsfähigen Plattform:

• Single Source of Truth für alle HR- und Kostendaten

• Nahtlose Kollaboration zwischen HR, Finance und Management

• Strategischer Überblick über aktive, geplante und vergangene Positionen

Neben Personio unterstützt Cartha 80+ weitere Integrationen. So sind die Personalkosten auch im Falle eines Systemwechsels oder Zukaufs jederzeit aktuell und strukturiert.